Mẹo nhỏ cho người sử dụng Outlook trong doanh nghiệp

Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.

 

Cài đặt tự động CC khi gửi bất cứ Email nào

 

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy) mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.


Trước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.
Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽ tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.

 

Tránh bỏ sót những Email quan trọng

 

Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.


Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.


Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

 

Quản lý Email dễ dàng qua màu sắc

 

Hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, với cách “tô màu” email này, bạn có thể dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.


Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color. Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

Tổng hợp

BẠN SẼ QUAN TÂM

Thủ thuật 17-04-2019, 12:30

 Mail hoàn toàn miễn phí và được cài sẵn trên tất cả phiên bản Windows 10. Mặc dù Mail là ứng dụng hoạt động độc lập

Thủ thuật
0.0

Thủ thuật 3-01-2019, 16:10

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên

Thủ thuật
0.0

Thủ thuật 25-06-2018, 04:46

Công việc của bạn có thường xuyên phải kiểm tra và phản hồi hàng loạt email mỗi ngày không? Nếu bạn hay dựa vào

Thủ thuật
0.0

Thủ thuật 12-06-2018, 20:49

Cụ thể, Outlook cho phép người dùng thay đổi font mặc định sang bất kỳ kiểu nào yêu thích. Thế giới web rộng lớn có rất

Thủ thuật
0.0

Tin tức ICT 17-10-2017, 08:35

Microsoft tiết lộ họ đang thiết kế lại ứng dụng email Outlook cho cả Mac lẫn Windows, và theo những hình ảnh được

Tin tức ICT
0.0

Thủ thuật 27-08-2017, 14:35

Mật khẩu Outlook hay còn gọi là tài khoản Microsoft giúp bạn thực hiện các tác vụ của Microsoft. Tầm quan trọng của tài

Thủ thuật
0.0

Thủ thuật 17-08-2017, 13:24

Trong quá trình sử dụng Outlook trên Windows 10, việc gặp phải mỗi số lỗi sẽ thường xuyên xảy ra, trong đó có There is

Thủ thuật
0.0

Công nghệ 22-02-2017, 20:00

Techrum - Microsoft rất biết cách chăm sóc người dùng với những sản phẩm của mình. Cụ thể, trong Outlook 2016,

Công nghệ
0.0
ĐỪNG BỎ LỠ